Num setor produtivo, documente o fluxo da sua produção. Registre cada etapa (executores, tempo trabalhado, insumos, despesas, etc). Ao final de um período faça um inventário por peça. De repente o lucro de uma está cobrindo o prejuízo de outra e você desconhecia...
Como você bem sabe, o aumento dos lucros de qualquer atividade corporativa advém das seguintes vertentes: aumento do faturamento, redução de custos/despesas ou da combinação de ambas.
Há, inegavelmente, alguns desafios a transpor para alcançar esse fim.
Por um lado, o aumento do faturamento depende da receptividade do produto no mercado, do seu poder de criar necessidade de consumo, do poder aquisitivo dos consumidores e da sua propensão marginal a consumir (cYd = Renda (-) Impostos – Teoria Keynesiana). Depende, também, da situação da economia no momento, da concorrência, da oferta da matéria-prima que fabricará o produto, da qualidade da mão de obra e, sobretudo, da qualidade final do produto. Satisfeitas essas condições, pode, ainda, apesar de toda propaganda e marketing no sentido de gerar vendas, ocorrer um declínio na demanda e com ele uma estabilização ou decréscimo do faturamento. Neste momento, imediatas ações do líder devem ser tomadas. Se por um lado as vendas não crescem, por outro a atenção passa a ser direcionada às despesas afim de não comprometer o caixa e o lucro da empresa. É quando, por conseguinte, deve-se debruçar sobre as Planilhas de custos e o balancete das Despesas e iniciar-se uma análise criteriosa.
Análise das despesas. Dentro do grupo Custos e Despesas há as Fixas e as Variáveis. Como você bem sabe, a tarefa mais trabalhosa é gerenciar as Variáveis, pois independem da pronta ação gerencial. É fato que, quando cresce o volume de produção e vendas, esses custos e despesas vêm a reboque e tendem a crescer também. O ideal, sempre, é que cresçam a taxas menores que o crescimento das vendas.
Se, por um lado, as Variáveis podem demandar um tempo maior para reduzi-las, por outro lado, na cláusula Custos e Despesas Fixas há várias contas contábeis possíveis de serem renegociadas, reduzidas ou até eliminadas no curto-prazo. Por exemplo, as contas Alugueres, Contratos de Manutenção, Seguros, etc. O trabalho de redução dessas contas é possível e a tarefa relativamente fácil, uma vez que dependem unicamente da ação gerencial.
Dentro da cada atividade econômica há gargalos nessas despesas que acabam correndo soltas, asfixiando o lucro final. Há, portanto, diversas alternativas possíveis para fechar esses gargalos e melhorar em muito o lucro e, com ele, as disponibilidades ativas. Algumas ações podem ser implementadas de imediato. Como por exemplo:
1.Consumo de Água/Esgoto
Se houver consumo excessivo, desproporcional às atividades, verificar se há desperdícios ou vazamentos. Se o alto consumo for em decorrência do uso normal, estude a viabilidade da reciclagem, captação de água das chuvas, utilização de água de reuso ou mesmo instalar poço artesiano. Observe que as contas são de Água e Esgoto, e ao reduzir-se o item “água”, automaticamente reduz-se o item “esgoto”;
2.Energia Elétrica
Substitua lâmpadas incandescentes por eletrônicas (e brevemente lâmpadas de LED); fiação antiga por fiação nova, com bitola melhor dimensionada; desligue lâmpadas e equipamentos inativos após encerrar as atividades. Se for viável, instale geradores ou cabines primárias (alta tensão), células foto-elétricas para luminárias em locais de pouco acesso. Estude, também, a viabilidade de utilizar energia eólica, solar, etc.
Paralelamente, há ainda a opção de substituir refrigeradores, freezers e afins, com motores antigos por equipamentos novos e mais eficientes. Estenda essa providência àquele maquinário que “gasta mais do que produz” (ocioso). Ressalte-se que o investimento financeiro na troca desses equipamentos será rapidamente compensado na redução financeira da conta pela economia de kilowats;
3.Combustíveis
O custo-benefício deve ser fator de decisão ao se pensar em converter motores de veículos de um combustível para outro. Seja de gasolina para o gás, para o álcool ou até para o sistema elétrico, todos eles têm um custo-fixo de conversão. Em função da intensidade do uso, calcule o investimento & retorno, a viabilidade (melhora da performance, “vida útil” do mortor), e a consequente economia financeira.
4.Telefonia
Restrinja o uso de telefone para uso particular dos empregados. Se for o caso, “bloqueie” ligações interurbanas e para celulares em ramais de acesso ao público. Havendo intenso trânsito de clientes, e viabilidade, instale um telefone público (“orelhão”). Na comunicação interna, entre os vendedores, departamentos, filiais, etc, use “linha direta”, telefone via rádio, Internet em banda larga com comunicadores em tempo real, e-mails, MSN, Skype, etc.;
5.Encargos Financeiros
Se a empresa tem uma linha de empréstimo bancário e os encargos de juros estão tomando proporções alarmantes é hora de reavaliar os Contratos.
Faça uma avaliação dos percentuais praticados no mercado bancário e renegocie as taxas. Qualquer décimo de ponto percentual reduzido pode representar economia expressiva.
Ainda, se for o caso, troque de instituição financeira se isso representar redução de custos. Encurte ou alongue o prazo de amortização do empréstimo ou mude o perfil da dívida. A depender do câmbio, analise a possibilidade de captação de recursos no exterior.
Desconto de duplicatas, cheques, antecipação de recebíveis de cartões de crédito, tenha em mente os custos que advêm dessa opção. De repente a captação de um capital de giro pode ser bem menos oneroso.
O importante das suas providências é encontrar alternativas que desonerem os custos, não sufoque os investimentos e comprometa o menos possível a sustentabilidade;
6.Transportes/Sistema de Entregas
Estudar a viabilidade econômica de terceirizar o serviço de entrega em domicílio. A depender da representatividade desses custos, contrate empresas especializadas. Isso vai reduzir encargos de combustíveis, manutenção mecânica, impostos (IPVA, ISS, Pedágios, multas, etc), depreciação (encurtamento da vida útil do veículo), salários e encargos trabalhistas, seguros, etc. Acrescente-se aí o fato de a empresa, com essa opção, contar sempre com empregados treinados e uma frota de veículos renovada;
7.Contenção de Desperdícios
7.1-Reestude o quadro de funcionários e reduza a mão de obra ociosa. Se a empresa tiver vários turnos, estude se está havendo produção, nos turnos noturnos, compatíveis com os custos. Se for o caso, remaneje o pessoal e busque melhorar a escala produtiva;
7.2-Conscientize a todos sobre a necessidade de economizar material administrativo (de expediente) ou de uso geral (material de limpeza, etc), combustível, embalagens, etc. Lembre-se que é na soma dos pequenos esforços que se obtêm grandes resultados;
7.3-Seguros Gerais: reavalie os custos dessa cláusula. Busque novas Seguradoras, bancos, etc. A concorrência é acirrada entre elas. Há diferenças gritantes entre uma e outra e sua avaliação pode representar economia.
8.Renegociação, redução de preços e alongamento dos prazos de pagamento das suas compras. Reveja as condições de compras de mercadorias, material de uso/consumo, bens do ativo-fixo, etc, com os seus fornecedores. Procure obter melhores condições de preço, descontos financeiros por volumes comprados, dilatação e parcelamento dos pagamentos, etc. Também, em grandes compras, reivindique promoções, brindes, bonificações, etc. Faça cotação dos itens, previamente. Se for viável, troque de fornecedor.
9.Terceirização de Mão de Obra: Certas funções dentro da empresa podem ser mais produtivas e menos custosas se a mão de obra advir de cooperativas de trabalhadores ou de empresas especializadas. Nesse caso a economia pode ser representativa, aliada à boa qualidade do serviço prestado. É o caso típico da mão de obra na tecnologia da informação, no ramo das construções (pedreiros, pintores, etc), motoboys, equipes de limpeza, manutenção de veículos, segurança, vigilância, etc.
10.Por fim, sempre é oportuno enfatizar que uma empresa com as vendas bem administradas, custos e despesas enxutas e boa margem operacional (rentabilidade) é, para cada real diminuído nos custos e nas despesas, um real adicionado ao lucro.
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