quarta-feira, 16 de março de 2011

“Apagar Incêndio” - Resolvendo problemas no setor/empresa





4.5       “Apagando Incêndio”
    
    “Apagar incêndio” é uma expressão que usada para definir um momento crítico no setor, ou mesmo na empresa, quando algo importante e vital aconteceu ou está prestes a acontecer e uma ação rápida deve ser tomada para saná-lo ou evitá-lo.
     É diante de um desafio assim que o líder, chamado a operar “o milagre”, se destaca e se glorifica na função. Para isso, sua decisão deverá ser sábia e eficaz. E realizada numa fração de minuto, pois o tempo é o seu pior aliado. Quando as coisas parecem perdidas, e a providência tomada é a salvadora, é, positivamente, quando um líder se diferencia dos outros líderes das demais equipes.
     Queira-se ou não, infelizmente esses “incêndios” acontecem invariavelmente e muito pouco ou nada se pode fazer para evitá-los, apenas estar devidamente preparado para enfrentá-los e extingui-los com o menor dano e custo possível.
     Imagine-se, portanto, um líder diante de uma emergência de alta gravidade. A máquina produtiva não pode parar. Convocado pela diretoria para agir, a qual deposita total confiança e deixa sob sua tutela a solução, ele veste a farda da responsabilidade, convoca sua equipe e vai a campo. Nessa perspectiva, poderá defrontar-se com algo que já vivenciou ou algo inusitado e de máxima complexidade. Usando sua vivência e destreza para resolver problemas, como ele poderá contribuir e ser o “bombeiro” que apagará o “incêndio”?

4.5.1     Dez ações estratégicas para ser bem-sucedido
            (Avaliação, diagnóstico, decisão)
   
      I.Avaliação. Diante do problema o líder mantém-se calmo e tranquilo. Olhar atento, abre a mente, libera a inteligência e põe-se a avaliar as contingências. Doravante será ele, sua equipe e o “problema”;

      II.Diagnóstico. Prospecta o cerne do problema e assegura-se que não existem outros problemas periféricos. Avalia a extensão, abrangência, danos e gravidade. Observa todos os ângulos e detalhes possíveis procurando alguma similaridade com algo que já fez, participou ou viu fazer. Prudentemente, convoca os mais graduados da equipe para analisarem em conjunto. Não centraliza unicamente em si a análise do problema, afinal “várias cabeças pensam mais que uma”;

     III.detectado o epicentro dos estragos, ou o causador, concentra-se nele. Descarta tudo que é irrelevante ou não tem nexo causal. Fixa-se nas nuances que estão sob o seu olhar e faz um raio “x”. Se possível, divide o problema em sub-problemas e começa pela parte mais fácil;

    IV.Após a avaliação preliminar, prepara-se para avaliar a abrangência. Detalha e anota o que vê, sem ater-se ao superficial ou sem valor. Mira o âmago de cada sub-problema e conversa com os membros da equipe, trocando ideias e cotejando opiniões. Coloca as ideias que se coadunam com as suas numa mesma linha de raciocínio e forma uma opinião pontual;

     V.se for o caso, procura saber de onde surgiu o problema, o quê ou quem o causou, e se já existe orientação prévia (do fabricante, por exemplo) definida para a solução;

    VI.previdente, consulta manuais, plantas, croquis, mapas, prospectos, apostilas, livros ou até mesmo a Internet, fonte de preciosas informações; qualquer pequena ajuda poderá ser de grande valia;

   VII.caso seja algo extremamente grave e de alta complexidade, recorre a ajuda externa de especialistas, seja de outros departamentos ou até mesmo de outras empresas similares à sua;
    
  VIII.se for um produto, verifica a nota fiscal de compra e se há garantia do fabricante, troca ou devolução. Se oportuno, transfere para o suporte da fábrica o ônus do conserto;

    IX.caso seja algo “fora de linha”, sem garantias, importado ou sem peças ou componentes originais de reposição, aciona empresas de assistência técnica especializada. Evita abrir, testar ou mexer no produto, pois embora possa solucionar, pode danificar ainda mais;

   X.Decisão. Finalmente, se entende que conseguiu detectar as causas do problema, tem condições (peças, ferramentas e mão-de-obra), parte para a decisão: “apagar o incêndio”. Antes, porém, não informa a diretoria a solução sem plena convicção. Deve fazê-lo após uma reunião e um feedback da equipe. É fundamental, nesses casos, que a concordância e o senso coletivo esteja sempre uníssono e consistente.

     Inácio Dantas

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