Organização: agenda
organizada, eficiência e produtividade.
Não confie sempre na
memória, às vezes ela falha. Anote, registre fatos e dados importantes (datas,
reuniões, eventos), mantenha seu ambiente de trabalho organizado e tenha como
retorno alto índice de eficiência produtiva.
Quem trabalha com seu fluxo produtivo
organizado, tanto no âmbito dos fatores da produção (matéria-prima) quanto no
administrativo, obtém melhor performance na execução dos produtos ou serviços –
custos e qualidade. Mentalize esse conceito. Imbuído do senso de organização, e
com os olhos no gráfico das vendas e lucros, mantenha o pique organizacional e
siga em busca da maximização dos resultados. Lembre-se, o “único lugar onde o
sucesso vem antes do trabalho é no dicionário” (Einsten).
Organize-se. Mantenha seus compromissos em dia. Evite improvisar. Anote, faça
uso de computadores, agendas, post-its e lembretes, pois não convém ficar à
mercê da memória, às vezes ela falha.
Organize seus arquivos, pastas, fichários,
“arquivo-morto”, etc. Mantenha-os com identificação de conteúdo, data, hora,
etc, em ordem cronológica. Um cuidado especial com os documentos sigilosos,
mantendo-os sob chave. Outro cuidado também importante é com os dados e
documentos registrados na contabilidade, os quais têm exigibilidade fiscal de
pelo menos cinco anos. Guarde em ordem de vencimentos seu “contas a pagar”.
Títulos pagos arquive-os de forma a serem acessados facilmente em caso de
imprevisto com os fornecedores. Da mesma forma, tenha seu “contas a receber” em
perfeita ordem, assim na hipótese de atrasos ou ausência de pagamento poder
acionar a cobrança de imediato.
Organize o fluxo produtivo. Quantidade e ritmo
dos insumos e matérias-primas aplicadas na produção. Pense que “rebarbas” em
demasia, operações ineficientes (peças “mortas”), morosidade nas etapas
produtivas, geram acréscimo de custo, perde-se tempo, retarda-se o faturamento
e reduz os lucros.
Algumas dicas:
-Selecione, organize e defina as tarefas do
dia;
-Planeje o quanto de mão-de-obra e material
serão necessários (uma pessoa ou uma equipe) ou q quantidade material (“x” ou
“y” quantidade) e o quanto de recursos financeiros;
-Estabeleça os métodos para execução
(Equipamento, ferramental, maquinário), se próprio ou terceirizado;
-Defina o tempo demandado – (Início e final.
Horas, dias, semanas, etc);
-Estabeleça um “plano B” para o caso de
imprevistos;
Antecipe-se aos fatos. Não se acomode, não
deixe acontecer para depois agir. Acerte as velas ao vento para o rumo certo.
Mantenha-se informado da execução dos projetos, tempo, custos e receitas.
Atualize-se sempre que houver alterações no âmbito operacional. Disponha de
material de apoio (planilhas eletrônicas, relatórios e softwares) para compilar
as informações e ter tudo à mão com segurança e rapidez.
Crie ou reorganize rotinas para o melhor fluxo
dos trabalhos. Com isso você perceberá “gargalos” e evitará a falta ou a
repetição de operações. Isso lhe permitirá racionalizar tempo e economizar
insumos, despesas variáveis e mão de obra. Considere a possibilidade das
técnicas:
-Curva das Possibilidade de Produção – CPP
-Custo de Oportunidade
Tenha em
mente o objetivo da “economia de escala”: Produzir
mais, em menos tempo, com o menor custo possível.”
A boa organização é o êmbolo propulsor do seu
sucesso. E isso depende da sua proação, olhar “fino” e ajustes que permitam,
depois de muito esforço e comprometimento, um trabalho bem feito e resultados
excepcionais.
Prof. Inácio Dantas
Do livro “Lições para o Autoaperfeiçoamento
Profissional”
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